Hiter način življenja in izzivi sodobnega poslovnega okolja od uporabnikov vse bolj zahtevajo mobilnost. Biti dosegljiv v vsakem trenutku na katerem koli mediju, ni več vprašanje. Podjetje za distribucijo električne energije Elektro Celje uresničuje strategijo združevanja komunikacijskih kanalov z namenom poenostaviti uporabo komunikacij in izboljšati uporabniške izkušnje. Na prvi pogled se zdi povsem enostaven izziv, a ko na to pogledamo s praktičnega vidika, je stanje precej bolj obsežno.
Strategije poenotenih komunikacij se je smotrno lotiti sistematično in na dolgi rok. O tem je prepričan Damjan Bobek, vodja službe telekomunikacij v Elektru Celje, ki se v družbi ukvarja s komunikacijami tako teoretično kot praktično in je bil o projektu tudi naš sogovornik.
Za kaj gre pri projektu poenotenih komunikacij?
»Pred tridesetimi leti je bila ključna komunikacijska točka uporabnika telefon. Danes, s hitrim razvojem tehnologije, uporabniki komunicirajo prek čedalje več različnih kanalov (elektronska pošta, takojšnje sporočanje, stacionarni telefon, mobilni telefon, SMS, MMS, videokonferenca, glasovna pošta itn). Poenotena komunikacija torej pomeni, da ima vsak uporabnik eno identiteto in z njo upravlja vse komunikacijske kanale. Obenem je pri tem pomembno, da zagotovimo vsem regulativam in standardom (ISO), ki zahtevajo določeno stopnjo varnosti in zanesljivosti.«
Kdo je dal pobudo za projekt?
»Pobudo za uvajanje poenotenih komunikacij dajejo nove zahteve v sodobnem poslovanju in načinu dela na splošno, ki od uporabnikov terja čedalje večjo storilnost in mobilnost. Hkrati pa na drugi strani sodobni način dela od skrbnikov na informacijsko-komunikacijskem področju zahteva ponujanje čedalje večjega nabora storitev, ki morajo biti zanesljive, uporabnikom pa na voljo kjer koli in kadar koli. Je pa že pred časom sodelavec v službi poslovne informatike v okviru svoje diplomske naloge predlagal ciljno arhitekturo sistema poenotenih komunikacij in izdelal študijo poslovne upravičenosti za njegovo uvedbo ter jo predstavil na kolegiju uprave.«
Kakšni so cilji/učinki projekta? Bodo učinki tudi finančni, na primer znižanje stroškov?
»Cilj poenotenih komunikacij je izboljšana uporabniška izkušnja pri komuniciranju in seveda prihranek pri stroških, potrebnih za komunikacijske storitve in naprave. Z uvedbo poenotenih komunikacij se število komunikacijskih naprav lahko zmanjša, hkrati pa postanejo klici navzven lahko brezplačni, tudi v tujino, če se komunikacijski Lync strežniki partnerskih podjetij povežejo med sabo. Sicer pa so se stroški močno znižali že z uvedbo IP telefonije, saj smo tako vse naše poslovne enote in energetske objekte povezali prek interne telefonije (tudi tiste redke poslovne enote, ki so z matičnim podjetjem povezane še vedno po internetu s povezavo VPN). S tem korakom smo odpovedali celo množico naročniških razmerij pri izbranem operaterju in močno znižali strošek stacionarne telefonije zaradi brezplačne interne komunikacije in drastično nižjega skupnega stroška naročnin. Ostali so le še trije primarni priključki, ki pa bodo kmalu migrirani v en digitalni SIP trunk priključek.«
Kaj bodo od projekta imeli uporabniki?
»Uporabniki morajo poenotene komunikacije občutiti tako, da je komuniciranje zanje bolj enostavno, hkrati pa bolj učinkovito. Uporabnika, s katerim želijo komunicirati, morajo dobiti v najkrajšem možnem času prek ene identitete in ne prek celega nabora različnih številk oziroma naslovov. Prek te identitete pa izberejo, na kakšen način želijo z njim komunicirati. Hkrati pa ima uporabnik na voljo še informacijo o prisotnosti drugih uporabnikov, ki je lahko ključni dejavnik pri izbiri komunikacijskega kanala, ki ga bo izbral, preden želi vzpostaviti komunikacijo. Vse novejše komunikacijske tehnologije povezujemo tudi z aktivnim imenikom (e-pošta, klicni center, IP telefonija, sistem Microsoft Lync, videokonferenca, pametni mobilni telefoni …). Tako našim uporabnikom ni več treba ročno ustvarjati seznama oseb, ampak jih le izberejo iz aktivnega imenika oziroma seznama zaposlenih ali pa tudi zunanjih partnerjev. Skratka, če je uporabnik pri svojem delu zadovoljen, je zaradi tega tudi bolj učinkovit in uspešen. In dobre informacijsko-komunikacijske tehnologije k temu zelo prispevajo.«
Kdo izvaja projekt, koliko ljudi pri tem sodeluje in kakšnih profilov so?
»Uvajanje poenotenih komunikacij izvajata Služba telekomunikacij in Služba poslovne informatike, po potrebi tudi v sodelovanju z zunanjimi partnerji. Skupaj na projektu sodeluje izmenično manj kot osem ljudi, kar je relativno majhen tim. Večinoma gre za inženirski kader.«
Imate določene kakšne roke?
»Rokov si nismo postavljali, ker gre za dolgoročni projekt, ki ga tudi izvajamo glede na razvoj komunikacijskih in informacijski tehnologij, ki jih uporabljamo oziroma jih bomo uporabili. Določene nove storitve in tehnologije je treba uvajati na dolgi rok in s previdnostjo, ker lahko z napačno izbiro tehnologije hitro končaš v slepi ulici. Pri videokonferenčnem sistemu se je na primer pokazalo, da se je zelo splačalo počakati, ker šele zdajšnja generacija videokonferenčnih sistemov omogoča integracijo s sistemom Microsoft Lync.«
V katerih segmentih se lotevate projekta?
»Poenotenih komunikacij se lotevamo na vseh sodobnih komunikacijskih kanalih, ki se uporabljajo v današnjem poslovnem svetu, in sicer tako, da smo v eno identiteto uporabnika prek aktivnega imenika povezali elektronsko pošto, Microsoft Lync in videokonferenčni sistem. Naslednji korak je povezava IP telefonske centrale oziroma telefonskega sistema s sistemom Microsoft Lync, pozneje pa tudi integracija pametnih mobilnih telefonov s sistemom Lync. Integracija pametnega mobilnega telefona v Lync je mogoča že danes, vendar omogoča le instantno sporočanje in informacijo o prisotnosti, s poznejšimi posodobitvami pa bo mogoč tudi avdio in video klic ter druge funkcionalnosti. Tako ne bo več treba uporabnika klicati večkrat po različnih komunikacijskih poteh, ker bo na določenih nedosegljiv, temveč bo en klic na skupno identiteto uporabnika aktiviral vse uporabnikove komunikacijske naprave (osebni računalnik, stacionarni telefon, mobilni telefon, tablica …), uporabnik pa bo sam izbral, na kateri napravi bo klic prevzel oziroma na kateri napravi bo dosegljiv.«
Kakšna je cena projekta in kako boste zagotovili pokritje stroškov?
»Ker gre za dolgoročni projekt, ki se bo najverjetneje stalno nadgrajeval, je težko govoriti o skupni ceni projekta, pa tudi učinki projekta so težko merljivi. Posamezne faze je sicer enostavneje oceniti. Na primer uvedbo IP telefonije, kjer ocenjujemo, da se bo investicija povrnila v dobrem letu ali dveh zaradi obsežnih prihrankov pri ukinitvi naročnin in znižanju skupne cene klicev. Pri uvedbi sistema Microsoft Lync je težje oceniti vrednost, saj smo uporabniške licence že imeli, ker so vključene v druge programske pakete. Strežnik za Lync pa nam kot storitev iz zasebnega oblaka zagotavlja podjetje Informatika. Druge komunikacijske platforme pa so že bile postavljene, le ustrezno jih je bilo treba povezati. Največji strošek je pomenil nakup videokonferenčnega sistema, kjer pa je ROI (Return On Investment) odvisen od uporabe videokonference, zato apeliramo na vse zaposlene, da ga uporabljajo čim pogosteje. Pokritje stroškov v vseh fazah smo zagotovili z napovedanimi investicijskimi sredstvi.«
Se na kak način pri projektu povezujete z zunanjimi inštitucijami ali drugimi distribucijami?
»Z zunanjimi partnerji se povezujemo po potrebi. Omenil sem že podjetje Informatika, ki nam zagotavlja storitve elektronske pošte s strežnikom Microsoft Exchange in del storitev poenotenih komunikacij s strežnikom Microsoft Lync. S podjetjem smo tudi redundantno komunikacijsko povezani, zato so te storitve kljub oddaljeni lokaciji zelo zanesljive. Pri uvajanju posameznih drugih storitev pa najemamo zunanje izvajalce glede na njihovo specializiranost in reference. Z drugimi distribucijskimi podjetji poslovno nismo sodelovali. Seveda pa je stalno sodelujemo na kolegialni bazi in si izmenjujemo informacije ter izkušnje, vendar bi lahko bilo tega še več.«
Kako je zasnovan videokonferenčni sistem in kako ga boste uporabljali v praksi?
»O uvedbi videokonferenčnega sistema smo razmišljali že več let. Več sistemov smo v preteklih letih imeli tudi na testiranju. Na srečo smo počakali. Konec lanskega leta smo se namreč odločili za nabavo najnovejšega videokonferenčnega sistema priznanega proizvajalca Polycom, ki med drugim podpira polno HD resolucijo in integracijo z Microsoft Lync. Sistem je sestavljen iz strežniške enote in treh multimedijskih stojal z videokonferenčnimi enotami in prikazovalniki za sejne sobe. Videokonferenčni sistem je povezan tudi s sistemom Microsoft Lync, ki je namenjen instantnemu sporočanju, avdio/video klicem, deljenju namizja in tudi videokonferenci med posamičnimi uporabniki ter je že nameščen pri večjem številu naših uporabnikov. S to integracijo se je tako mogoče v sejo videokonferenčnega sistema vključiti tudi iz svoje pisarne prek osebnega računalnika. S tem smo dva videokonferenčna sistema, ki sta sicer namenjena različnemu načinu, obsegu in kakovosti videokonferenčnih sej, združili v eno celovito videokonferenčno rešitev.«
Kdo lahko uporablja videokonferenčni sistem in ali je mogoče prek videokonference izvajati predstavitve in šolanja?
»Videokonferenčni sistem lahko uporabljajo vsi zaposleni, ki so na lokacijah, kjer je sistem nameščen. V našem primeru so to lokacije Celje, Slovenj Gradec in Krško. V prihodnosti bo morda videokonferenčni sistem razširjen še v kakšno od večjih oddaljenih poslovnih enot. Zaželeno je, da se čim več sestankov oziroma kolegijev izvaja prek videokonference, saj se s tem prihranijo tako čas kot stroški prevoza. Pri videokonferenčni seji med vsemi tremi lokacijami lahko zaposleni na oddaljenih lokacijah z videokonferenčnim sestankom prihranijo tudi do tri ure svojega časa in nekaj sto prevoženih kilometrov, ki bi jih sicer porabili na poti do lokacije sestanka in nazaj. Videokonferenčne enote podpirajo dva prikazovalnika, tako da je mogoče med videokonferenčno sejo izvajati tudi predstavitev oziroma šolanje, ki poteka na drugem prikazovalniku ali na projektorskem platnu. Primarni prikazovalnik je namenjen prikazu udeležencev videokonference, sistem pa poskrbi, da predstavitveno vsebino na drugem prikazovalniku vidijo tudi vsi udeleženci videokonference na oddaljenih lokacijah na svojih prikazovalnikih.«
Kako bo sistem deloval po končanju projekta? Kdo bo zanj skrbel? Koliko ljudi bo delalo na tem?
»Menim, da projekt ne bo nikoli dejansko končan, saj ga bo treba ves čas dopolnjevati z novimi prihajajočimi tehnologijami. Prva želena stopnja pa je ta, da so vse komunikacijske tehnologije, ki jih v podjetju uporabljamo, povezane skupaj v sistem poenotenih komunikacij. Za sistem bo najverjetneje skrbel isti tim, ki ga je uvajal, seveda z zmanjšano kapaciteto, ker bodo prišli na vrsto drugi izzivi.«
Kakšni so vaši načrti?
»Eden izmed izzivov na drugih komunikacijskih področjih bo vsekakor hitra širitev lastnega optičnega omrežja v redundantnih obročih, ki je podlaga za vse komunikacijske tehnologije in vnos celotnega optičnega omrežja v informacijski sistem FiberManager do nivoja optičnih vlaken, konektorjev in naprav na optičnih vlaknih. Potem uvedba digitalnega radijskega sistema za govorne zveze in ozkopasovne podatkovne povezave za daljinsko vodenje, pozneje pa morebitna zgraditev lastnega brezžičnega sistema za širokopasovne podatkovne povezave, ki bi komunikacijsko pokrival in zadostil celotnemu področju elektroenergetskega SmartGrid sistema.«
Vladimir Habjan