NR z revizijami preverja uspešnost nosilcev posameznih področij v podjetju.
To je eden od pomembnejših poudarkov, ki jih je v pogovoru o vlogi notranje revizije izrazil Vid Pahor, ki v družbi ELES opravlja zahtevno in izpostavljeno delo koordinatorja direktorja družbe za revidiranje.
Poslanstvo notranje revizije (NR) je po njegovih besedah v oblikovanju neodvisnih mnenj-zagotovil o obstoju in delovanju notranjih kontrol-ukrepov za obvladovanje tveganj ter priporočanje izboljšav. Prvenstveno se osredotoča na pretekle dogodke in procese, ugotovitve so namenjene izboljšanju poslovanja, o njih pa poroča Nadzornemu svetu in vodstvu družbe. Učinkovitost notranje revizije je v veliki meri odvisna od stanja kontrolnega okolja v katerem deluje.
Na začetku delovne poti s kolegi skrbel za naročila NEK
Vid Pahor je po izobrazbi univerzitetni diplomirani ekonomist Ekonomske fakultete v Ljubljani. Delovno pot je začel v začetku devetdesetih let v Metalki, v zunanji trgovini, kjer so trije sodelavci kot »komercialna služba«, skupaj s kolegi iz zagrebške Astre, skrbeli za vsa naročila NEK za potrebe remonta in menjave jedrskega goriva. Po štirih letih je nadaljeval bolj na finančnem področju in po kratkem obdobju v devizni inšpekciji v Banki Slovenije, v Kompasu MTS, prevzel vodenje službe za devizno poslovanje. Tu je se je seznanil tudi s pravili in zahtevami implementacije franšiznega poslovanja mednarodnih plačilnih kartic.
V Gorenjski banki in procesnem centru Plasis je deloval 10 let na področju franšiz Europay-International za kartici Mastercard in VISO, tudi v povezavi z domačo plačilno kartico ACTIVA. Potem se je v okviru programa PHARE za 5 let priključil ekipi v Službi vlade za regionalni razvoj (SVRL) pri vzpostavitvi sistema za koriščenje evropskih sredstev strukturnih skladov. Tu je bil zadolžen za pripravo prvostopenjskega nadzora pri koriščenju teh sredstev v organu upravljanja (za kar je bila SVRL takrat predvidena), in sicer v okviru pravil Evropske komisije in dobrih praks, ki jih je spoznal na delovni praksi na Irskem in v Nemčiji ter ob sodelovanju z Uradom za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance. Takrat je opravil tudi strokovno usposabljanje za notranjo revizijo ter v SVRL vzpostavil in vodil NR.
Je tudi član slovenskega inštituta za revizijo (SIR), ki deluje v okviru mednarodnega inštituta revizorjev (IIA). Leta 2006 se je priključil Elesu z nalogo, da v družbi vzpostavi in zagotovi delovanje notranje revizije, kot je to zahteval takratni Energetski zakon, družba pa tega ni imela. Po uspešnem zagonu in delovanju NR je delal na vzpostavitvi sistema »Upravljanja s tveganji«, ki je uveden v poslovanje družbe, sedaj pa kot koordinator direktorja družbe za revidiranje spet vodi NR.
Kaj obsega vaše delovno mesto koordinatorja direktorja družbe za revidiranje?
Prvenstveno je to vodenje NR, ki vključuje revizijsko proučevanje tveganj in planiranje dela ter poročanje o ugotovitvah in priporočilih za izboljšanje obvladovanja poslovanja, tako kolegiju direktorja družbe kot Nadzornemu svetu preko njihove Revizijske komisije, ter spremljanje in spodbujanje uresničevanja priporočil. Pomemben del je usmerjen v revizije preventivne narave, namenjene vsebinam, ki se v družbi ali posodabljajo ali vzpostavljajo na novo s ciljem, da se v naprej oblikujejo čim ustreznejši ukrepi obvladovanja področij. Take so bile revizije na področju varovanja informacij v Službi korporativne varnosti, revizija v Službi za relacije z regulatorjem, pa tudi na področju načrtovanja in spremljanja poslovanja. Sodelujem pa tudi v posameznih skupinah, predvsem tam, kjer je treba oblikovati ali dograditi sistem notranjih kontrol. NR sicer ne oblikuje notranjih kontrol za poslovna področja, saj jih skladno z zahtevami stroke tudi ne sme, oblikovati jih morajo odgovorni nosilci področij, lahko pa spodbuja in svetuje pri oblikovanju kontrolnega okolja.
Ko je le mogoče, spodbujam sodelavce k prepoznavanju koristnosti ukrepov obvladovanja. Ti ukrepi se nanašajo na kontrolno okolje, njegovo jasno opredelitev in razmejitev odgovornosti, oblikovanje merljivih ciljev, prepoznavanje tveganj, ki te cilje lahko ogrozijo in oblikovanje ukrepov blaženja. Potem se ukrepi nanašajo še na kontroliranje delovanja med izvajanjem, poročanje o ugotovitvah in njihovo spremljanje, kar zaključuje povratno zanko in omogoča pravočasno ukrepanje odgovornih v izogib naknadnim težavam. V kratkem je to 5 osnovnih vsebin, na katerih mora odgovorni za poslovno področje oblikovati ukrepe oz. notranje kontrole, zagotoviti in razvijati njihovo delovanje, s čimer si v razumni meri zagotovi doseganje svojih ciljev. Pri tem je pomembno, da je odgovornost za oblikovanje ukrepov obvladovanja neodtujljivo povezana z odgovornostjo za doseganje ciljev.
Katere so poglavitne zahteve na vašem delovnem mestu in večji izzivi, s katerimi se soočate?
Poleg obvladovanja revizijske stroke je nujno tudi poznavanje področij, ki jih revidiraš ter z izvajanjem procesa neobremenjeno vrednotenje ugotovitev glede na njihovo »pomembnost«, tako z vidika obvladovanja poslovanja kot z vidika doseganja ciljev družbe. Izziv je, v kakšni meri v procesih priporočati optimalne ukrepe obvladovanja poslovanja, da ne hromijo učinkovitosti in da se s preobsežnimi ukrepi neutemeljeno ne povečujejo stroški glede na cilje, ki jih skušamo z njimi doseči. Cilj NR je doseči tako zavedanje odgovornih nosilcev poslovanja, da bodo tudi na delih poslovnih področij, ki ne predstavljajo tehnično temeljne dejavnosti družbe prenosa električne energije in z njo povezanega razvoja ter vzdrževanja prenosnega omrežja, oblikovali ustrezne ukrepe obvladovanja po kriterijih korporativnega upravljanja in priporočilih SDH.
Kaj vas pri vašem delu še posebej zanima, privlači, vleče naprej?
Sem pristaš urejenega sistema, ki s potrjenimi pravili določa delovanje posameznikov in cele družbe, tako za doseganje čim boljših rezultatov kot tudi za varnost izvajalcev, če gre kaj narobe, saj takrat jasne opredelitve poslovanja in razmejitve odgovornosti nastopajo kot sodila skladnosti njihovega delovanja. Zato je pomembno, da se tak način razmišljanja ponotranji na vseh področjih dela, tehničnem in poslovnem, posebno pa pri odgovornih za doseganje ciljev, ki s svojim pristopom in zgledom predstavljajo signal z vrha za vse zaposlene.
Družba je živ organizem, stalno se prilagaja zahtevam poslovanja z reorganizacijami, povezanimi z obstoječimi in novimi aktivnostmi, posodabljanjem procesov, v katere je treba preudarno vgrajevati in posodabljati notranje kontrole za trajnostno obvladovanje. NR pri tem z revizijami preverja uspešnost nosilcev področij, o ugotovitvah in priporočilih za izboljšave pa poroča organom upravljanja. NR pa mora delovati proaktivno, ciljno orientirano in vztrajno. Tako, da je zanimivega dela na tem področju dovolj.
V čem je poslanstvo notranje revizije? Katere so njene poglavitne usmeritve? Na kaj se prvenstveno osredotoča?
Notranje revidiranje je neodvisna in nepristranska dejavnost dajanja zagotovil glede stanja obvladovanja tveganj pri poslovanju in priporočanje izboljšav v primeru ugotovljenih pomanjkljivosti, in sicer za boljše poslovanje vnaprej. Osredotoča se na izpostavljena tveganja, pri čemer pridobiva informacije iz različnih virov. Pri tem se povezujemo s pooblaščencem za korporativno integriteto, vodjem službe za korporativno varnost in službo za sisteme upravljanja, kar omogoča sinergije pri razvoju sistema obvladovanja poslovanja. NR je organizirana kot samostojna organizacijska enota v vodstvu družbe, administrativno odgovorna neposredno direktorju družbe, funkcionalno pa NS, kateremu kvartalno poroča o delu in ugotovitvah. Pri uresničevanju nalog imajo notranji revizorji neposreden in neomejen dostop do poslovodstva in organov nadzora in pravico do vpogleda v vso dokumentacijo in dostopa do vseh informacij, osebja prostorov in opreme.
Napačno je razmišljanje in pristop, da je NR orodje poslovodstva namenjeno sankcioniranju posameznikov ob ugotovljenih nepravilnostih. NR je namenjena revidiranju procesov in ukrepov obvladovanja tveganj v njih, pri čemer s svojim preudarnim delovanjem pomaga družbi pri doseganju ciljev, direktorju družbe pa pri izboljševanju poslovanja in korporativnega upravljanja v celoti.
V sodobnem sistemu nadzora, katerega sestavni del je tudi NR, so trije stebri. Prvi steber, sestavljen iz direktorja družbe in poslovodstev, je odgovoren za vzpostavitev in delovanje notranjih kontrol. Drugi steber je odgovoren za oblikovanje, spremljanje razvoja sistema, v okviru katerega se oblikujejo ukrepi-notranje kontrole v prvem stebru. Tretji steber pa je NR, ki je odgovorna za oblikovanje zagotovil glede stanja in delovanja notranjih kontrol - ukrepov obvladovanja tveganj ter priporočanja izboljšave, kjer potrebno.
Na katerih podlagah in standardih deluje notranja revizija?
Podlage za delo NR predstavlja Zakon o revidiranju in pravila, ki jih po tem Zakonu povzema ali oblikuje Slovenski inštitut za revidiranje (SIR) to pa so Mednarodni standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju (MSSRNR), ter kodeksa notranjerevizijskih načel in poklicne etike notranjega revidiranja. Na njihovi podlagi smo opredelili NR v Elesu s Temeljno listino NR, h kateri daje soglasje NS in je uvrščena med temeljne dokumente družbe ter proces revidiranja z ustrezni organizacijskim predpisom in izvedbenim navodilom. Izpolnjevanje zahtev organiziranosti in delovanja NR periodično najmanj na 5 let pregleduje zunanja neodvisna revizijska hiša, ki je decembra 2017 po pregledu zaključila, da NR v Elesu v vseh pomembnih pogledih deluje skladno z MSSRNR ter kodeksoma notranjerevizijskih načel in poklicne etike NR, ter učinkovito in uspešno. Po zahtevah stroke moramo v NR, vsako leto s samooceno ugotavljati uvedenost in izpolnjevanje zahtev stanovskih standardov v delovanje NR ter o ugotovitvah poročat organom upravljanja, ki spremljajo in nadzirajo delovanje NR.
Zakaj je tako pomembno delovanje notranje revizije v podjetju?
NR organizaciji pomaga uresničevati njene cilje s sistematičnim in metodičnim ocenjevanjem sistema in ukrepov obvladovanja tveganj glede na dobro prakso in razvito tehniko MSSRNR in zahtev SDH ter v preudarnem priporočanju izboljšav-ukrepov za optimalno obvladovanje poslovanja družbe. S proaktivnim in vztrajnim delovanjem NR se razvija tudi razumevanje in pristop odgovornih nosilcev področij do pomena obvladovanja, tudi zaradi naknadnega izkazovanja skladnosti in smotrnosti poslovanja zunanjim nadzornim organom, kar vse izboljšuje poslovanje družbe. Ob tem je smiselno ponoviti, da NR ni notranji policaj oz. orodje poslovodstva za revidiranje posameznikov.
S katerimi nalogami se trenutno ukvarjate na tem področju?
Delo v NR teče po letnem planu, ki ga uspešno uresničujemo. Trenutno je v teku izredna revizija IR, ki jo je odredil direktor, kar pa smo planirali v fondu potrebnih revizijskih dni. Poleg septembrske seje RKNS bi omenil še kvartalno poročanje o delu NR v preteklem obdobju, v oktobru pa začnem s planiranjem revizijskega dela za 2019. Pri planiranju revizij se osredotočamo na prepoznana tveganja v procesih. Na podlagi različnih informacij in preteklih izkušenj pa oblikujemo še revizijsko oceno tveganj, ki je podlaga naboru revizij v vsakem letu. Pri planiranju revizij povabimo k sodelovanju direktorja družbe, direktorje področij, pa tudi RKNS, da posredujejo informacije glede izpostavljenih tveganj, primernih za prioritetno revidiranje. K predlogu plana, da soglasje NS, odobri pa ga direktor družbe. V decembru tekočega leta ga dobijo vsi člani kolegija direktorja družbe, tako da so direktorji področij pravočasno seznanjeni s planiranimi revizijami in njihovimi cilji v naslednjem letu. NR v okviru omejitev, ki jih določajo stanovski standardi, sodeluje pri prizadevanjih družbe za vzpostavitev celovitega sistema upravljanja podatkov.
V čem se kaže uspešnost notranje revizije, od česa je odvisna?
Uspešnost NR se kaže tudi v tem, da so v korporativno upravljanje, tudi ob vztrajnem spodbujanju NR, uvedeni nekateri mehanizmi, ki v razumni meri zagotavljajo doseganje ciljev in večajo gotovost v naknadnem izkazovanju skladnega in smotrnega poslovanja. NR je od začetka delovanja v jeseni 2006 stalno spodbujala različna vodstva družbe k strateškemu planiranju z načrtovanjem virov. Nadalje je spodbujala k vzpostavitvi sistema upravljanja s tveganji, k uvedbi ukrepov-notranjih kontrol, ob upoštevanju dobre prakse obvladovanja, v kontrolnem okolju, pri opredeljevanju ciljev, kontroliranju delovanja, poročanju in spremljanju oz. nadziranju procesa, ki omogoča odgovornim pravočasno ukrepanje v primeru odstopanj od zastavljenih ciljev.
Uspešnost NR je gotovo odvisna od usposobljenosti in predanosti notranjih revizorjev poslanstvu, ter od proaktivnega delovanja, osredotočenega na celovit sistem obvladovanja poslovanja, kar pa ni dovolj. Za uspešnost NR, tudi implementacijo njenih priporočil, pa tudi za uspešnost celotnega sistema nadzora, je bistvena podpora vodstva oz. njegova odločenost-odnos do vsebin-gradnikov, ki so skladno z dobro prakso obvladovanja in zahtevami SDH sestavni del dobrega korporativnega upravljanja. To v stroki imenujemo »signal z vrha« oz. »Tone at the Top«, ki v veliki meri opredeljuje obnašanje in delovanje v hierarhiji organizacije, za hitrejše obračanje pa včasih kot vzvod koristi tudi kakšen sklep RKNS na tem področju.
Na čem temelji uresničevanje notranje revizije v obdobju do leta 2020?
NR ima za obdobje 2016-2020 oblikovano strategijo in dolgoročni načrt njenega uresničevanja. Kot doslej bo njeno delovanje temeljilo na stanovskih standardih in kodeksih revizijske stroke, aktivno bo sodelovala z organi upravljanja, direktorjem družbe in RKNS, ter svoje delo prilagajala aktualni problematiki. Pri delu pa se bo osredotočala na dajanje zagotovil o stanju obvladovanja tveganj pri poslovanju in na priporočanje izboljšav v primeru ugotovljenih pomanjkljivosti. V obdobju do leta 2020 bo poudarjeno sodelovanje z drugo linijo obrambe, pooblaščencem za korporativno integriteto, službami za korporativno varnost, kontroling in sisteme upravljanja SSU, s ciljem sinergij pri obvladovanju poslovanja.
Kako je s prinašanjem dodane vrednosti na tem področju?
NR je sestavni del nadzora v družbi, njeno dodano vrednost lahko ocenjujemo skozi uresničevanje poslanstva, v katerem s sistematičnim delom družbi pomaga pri obvladovanju tveganj za boljše doseganje ciljev. NR je najprej spodbujala k izgradnji sistema upravljanja tveganj, potem pa v okviru omejitev MSSRNR sodelovala pri njegovi vzpostavitvi, tako da ima Eles danes aktualen katalog tveganj, ter spremlja napredek na tem področju. Sedaj pa z revizijami procesov ugotavlja uspešnost ukrepov obvladovanja in priporoča izboljšave za boljše doseganje rezultatov procesa in družbe kot celote. Uspešen sistem upravljanja s tveganji je pomemben element korporativnega upravljanja, z njim pa Eles izpolnjuje tudi zahteve SDH na tem področju.
Nekatere zadeve sem sicer ponovil, vendar pa je ponavljanje mati modrosti in kot se večkrat izkaže, ravno vztrajanje in ponavljanje botruje rezultatom predvsem ali pa tudi pri manj priljubljenih vsebinah obvladovanja poslovanja.
Bi morda še kaj izpostavili glede prizadevanja na področju notranje revizije?
Ponovil bi, da je bil, ob vsej stroki in prizadevanjih za uspešnost NR in celotnega sistema nadzora (vseh treh stebrov obrambe), v tem obdobju ključen pozitiven pristop in odločenost direktorja družbe glede tega, torej »signal z vrha«, ki je v veliki meri določil intenzivnost prizadevanj odgovornih. Zato so tudi rezultati na tem področju dobri, potrebna pa je stalna pazljivost, ki jo zagotavljajo NR in druga dva stebra obrambe.