Uspešna prenova informacijskih sistemov

V družbi Elektro Primorska so se pred tremi leti lotili temeljite prenove informacijskih sistemov, saj je bila posodobitev nujna. Prenova je med drugim zajemala poslovni (ERP), geografski (GIS) in dokumentni sistem ter uvedbo programa za upravljanje s sredstvi. Uporaba novih sistemov je zaživela v začetku tega leta, mi pa smo na terenu preverili učinkovitost delovanja.

Prenovo informacijskih sistemov je opredelila IT strategija skupine Elektro Primorska, sprejeta že v letu 2015, je povedal Klavdij Čuk, vodja službe za informacijsko komunikacijske tehnologije in vodja projekta AX. Dotedanji integrirani informacijski sistem, ki ga je razvila družba Informatika pred več kot dvajsetimi leti, je bil zastarel, težave so bile predvsem pri uveljavljanju sprememb, iskanju podatkov in integracijah z drugimi sistemi. Ker so podobne težave opažala vsa elektro distribucijska podjetja, so se v Elektru Primorska odločili za prenovo. Informatika je po naročilu izdelala analizo, ki je pokazala, da je za odpravo omenjenih težav najbolj primeren produkt Microsoft Dynamics AX in tudi potrdila, da bodo stroški nižji, če projekta loti več distribucijskih podjetij skupaj. Po potrditvi na nadzornem svetu in podpisu pogodb, je družba Informatika s podizvajalcem Adacta začela z aktivnostmi za uvedbo, ki so trajale tri leta. Prvi so AX sicer uvedli v Elektru Ljubljana, čez eno leto Elektro Primorska in Elektro Celje. Elektro Maribor pa načrtuje prehod v produkcijo v letu 2019.

Prenova je bila na Elektru Primorska organizirana projektno: imeli so projektni svet, v katerem so bili predsednik uprave, vsi direktorji sektorjev in vodje projektov na Elektru Primorska, v Informatiki in pri podizvajalcu. Vsebino so uredili po posameznih področjih: računovodstvo, finance, planiranje in poročanje, nabava, kadri, investicije in vzdrževanje, potni nalogi in avtopark. Vsako področje je pokrival tako imenovani ključni uporabnik, ki je bil v navezi z uporabniki po vseh lokacijah.

Pogodba z Informatiko je bila podpisana junija 2015, novembra so začeli z izdelavo analize. To je pomenilo aktivnosti na delavnicah, za vsako področje posebej, kjer so razčlenjevali procese dela, ki jih je bilo treba prilagoditi delovanju AX, saj ima ta svojo logiko. To je trajalo do junija 2016, ko so začeli s postopnim uvajanjem sistema. Zunanji izvajalci so pokazali, kako so videti posamezni moduli v AX, kako bodo nastavljeni in kako bodo delovali. V letu 2017 so potekala šolanja za ključne uporabnike. Jeseni so imeli integracijsko testiranje, ki je bilo pomembno zaradi povezave s spremljajočimi sistemi, kjer so testirali scenarije in delovanje sistemov. Po pozitivnem testu pa so začeli še z intenzivnim izobraževanjem drugih uporabnikov. Šolanje je potekalo v dveh učilnicah na sedežu podjetja. Tako je bilo možno vzporedno šolanje kar 24 uporabnikov naenkrat.
Kot rečeno, so šli sistemi v uporabo 1. januarja letos. Vzporednega delovanja na starem sistemu ni bilo, ker so ocenili, da bi to pomenilo preveč dodatnega časa in kompleksnosti pri pripravi podatkov.

Vsi sistemi dobro delujejo

Danes, po dobrega pol leta delovanja, vsi sistemi bolj ali manj dobro delujejo. Strojna oprema je locirana na Informatiki, ki sodeluje tudi pri podpori. V praksi imajo več ravni podpore: prvi so ključni uporabniki, če ti ne znajo rešiti zadeve, vskočijo strokovnjaki Informatike, na koncu pa Adacta. AX uporablja približno polovica zaposlenih, od splošnih služb, prek financ, računovodstva, …, medtem ko tehničen kader več dela na Maximo. Večina uporabnikov nima dveh okolij, pač pa samo eno. Kot poudarja Čuk, je bila pri uspešni uvedbi bistvena podpora vodstva.

Maximo je program za upravljanje s sredstvi, ki ga je v preteklosti deloma pokrival integrirani informacijski sistem, kjer je bila tudi baza tehničnih sredstev. Kot je povedal Radko Carli, direktor sektorja za distribucijsko omrežje in vodja projekta uvedbe IBM Maximo, podpora vzdrževanju in investicijam v starem sistemu ni bila zadovoljiva, zato so se odločili za nabavo novega programa. Za uvedbo sistema IMB Maximo se je najprej odločila družba Elektro Ljubljana, potem pa še druga distribucijska podjetja (Elektro Gorenjska se še odloča), že desetletje pa ga ima tudi ELES. Z uvedbo Maximo so začeli septembra 2016, ko je bila podpisana pogodba z Informatiko in izdelan vzpostavitveni dokument projekta ter imenovane projektne ekipe. Do konca leta je Informatika s podizvajalcem Troia izdelala projekt za izvedbo. ki je zajel vse funkcionalne zahteve in potrebne integracije z drugimi informacijskimi sistemi. Sledil je razvoj in vpeljava vseh procesov in integracij na razvojnem okolju. Septembra lani so bila uspešno izvedena še testiranja z uporabniki, pri čemer so najprej izvedli izobraževanja skrbnikov sistema in ključnih uporabnikov. Ti pa so potem izvedli širok obseg izobraževanj vseh uporabnikov Maxima. Po migraciji podatkov v decembru pa so 1. januarja Maximo skupaj z AX-om začeli uporabljati. Dejstvo je, da sta AX in Maximo precej povezana sistema. Večina zadev se začne v Maximo, ki pokriva procese investicij, preventivnega in korektivnega vzdrževanja, storitev na trgu, proces storitvenega centra in proces varnostnih delovnih nalogov.
V Maximo se planira tudi vire za izvedbo del: delo, material, tuje storitve in orodja. Količinski podatki se zberejo na delovnih nalogih v Maximo, se prenesejo v AX in ovrednotijo. Med sistemoma je bila razvita integracija, ki dobro deluje. Oba sistema pa sta povezana tudi z množico drugih sistemov, kot denimo z geografskim-informacijskim sistemom (GIS), dokumentnim sistemom, registracijo časa, sistemom za obvladovanja varstva in zdravja pri delu, sistemom za obvladovanje uporabnikov in pravic in drugih.  

Kot je povedal Carli, imajo pri delovanju nove informacijske podpore še določene težave, saj so po začetnih bolj idealiziranih predstavah, kako dobro bo takoj vse delovalo, po šestih mesecih ugotovili, da bo treba še marsikaj postoriti.
»Mislim, da nas čaka še veliko dela, da bomo te sisteme naredili res učinkovite.
V tem trenutku namreč še nismo tako učinkoviti, kot smo bili v starem sistemu, a zadeve izboljšujemo in vsak dan odpravljamo napake, ki jih nismo mogli odkriti v fazi testiranj in poučevanj. V fazi produkcije imamo dobro podporo Informatike in Troie. Nakazujejo se tudi možne nadgradnje, ki se jih bomo lotili v naslednjih letih.
Z Maximo ustvarjamo tako bazo podatkov, ki jo bomo lahko uporabljali tudi za bolj napredne funkcije, kot so preventivno vzdrževanje na osnovi stanje sredstev (AHI), informacijsko modeliranje objektov (BIM) in internet stvari (IOT). Vse skupaj pa se navezuje na standard ISO 55000, ki postavlja upravljanje s sredstvi na višjo raven,« je sklenil Carli.

»Sistem je za vse uporabnike nov in to prinaša še določene težave, saj se sodelavci vsega še niso navadili. Delno so se spremenili tudi procesi. Za uporabnike je zdaj drugače to, da morajo že v začetni fazi procesa naročanja točno opredeliti zahteve, da pozneje ne pride do težav. Predvsem tehnično osebje ima zato nekaj več administrativno-informacijskega dela, česar prej niso imeli. So pa s časom uporabniki sistema vedno bolj vešči in zadeve se počasi stabilizirajo. Sicer še ugotavljamo določena odstopanja, ki pa jih sproti uspešno odpravljamo.«

Klavdij Čuk, vodja službe za IKT in vodja projekta uvedbe AX

»Imeli smo dovolj časa za vpeljavo obeh sistemov. Moram poudariti, da se je način dela tako spremenil, da so morali najprej člani projektne ekipe doumeti te spremembe, da so jih potem lahko kompetentno prenesli na ključne in druge uporabnike. To je eden od razlogov, da sta bila vpeljava in začetek uporabe sistema Maximo uspešna.«

Radko Carli, direktor sektorja in vodja projekta uvedbe Maximo.

• ¾ zaposlenih je sodelovalo pri prenovi informacijskih sistemov in šolanju;

• 1,4 milijona evrov so stroški uvedbe AX, 840.000 evrov pa uvedbe Maximo;

• 11 zaposlenih je v službi IKT, od tega le dva delata neposredno za AX, eden za Maximo;

• čez 9.000 ur lastnega dela so vložili v izgradnjo Maximo;

• čez 10.000 ur lastnega dela so vložili v izgradnjo AX.